1. ¿Por qué hacer un evento de empresa?

Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el cara a cara sigue siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales. Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc.                        Aunque, a priori, aunque pueda parecer fácil, lo cierto es que organizar eficazmente un evento corporativo no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso debe servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como aumentar ventas, generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa organizadora. Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con el objetivo de lograr un retorno positivo de la inversión.          

2. Ventajas de organizar un evento de empresa

Los eventos corporativos son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Engloban desde reuniones a cenas de empresa, pasando por meetings, conferencias, congresos, simposios y hasta actividades lúdicas para los empleados. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales, tanto externos como internos. Es lo que se conoce como networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Un evento se puede organizar para que tenga repercusión internacional o ser una simple reunión con potenciales clientes del sector, de ello dependerá el tiempo necesario para organizarlo. El éxito, en cualquiera de los casos, se encontrará en los detalles, que todo salga bien y que a los asistentes les resulte una grata experiencia. Y con eso, el presupuesto no lo es todo: se pueden hacer grandes cosas con un presupuesto más reducido siempre que se planifique adecuadamente.

Además, el motivo por el que se quiere realizar un evento corporativo es la base de este y nos guiará para su preparación. No vamos a enfocar igual uno para dar a conocer nuestro nuevo producto que otro para intentar captar clientes o solo para los trabajadores de la empresa. A partir del propósito, el evento también va a depender del público que asistirá.

Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que enumeramos a continuación:

En base al tipo de evento de empresa y número de asistentes se deberá asignar un presupuesto que se deberá ajustar sin, nunca, afectar la calidad del evento para que la empresa no vea perjudicada su reputación. Es mejor que el evento pase sin pena ni gloria a que los asistentes salgan descontentos. Haz prevalecer la organización por encima de todo, indistintamente del presupuesto.

Generar y difundir contenido corporativo: los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación muy eficaces tanto a nivel interno como externo. Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales, así como a otras compañías del sector. También se pueden poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados. Además, permiten mejorar la imagen de la empresa tanto externa (potenciales clientes, opinión general) como interna (trabajadores, proveedores, etc.).

Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales: los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros profesionales.

Mejoran la motivación y el clima laboral: pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas, o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria, que un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.

Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

Sirven para premiar logros o reconocer éxitos: la organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.

Potencian los negocios y la venta: desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Fuente: Víctor Montecino Web Captio.net